Gebruik je Outlook voor Windows en loopt je mailbox snel vol of heb je een e-mail ontvangen dat je mailbox (bijna) vol is?
Je kan gemakkelijk e-mails verplaatsen van je mailbox naar een lokale map op je computer. Zo maak je ruimte vrij in je mailbox, zonder belangrijke e-mails weg te gooien. Dit is tevens een handige manier om een lokale back-up van je e-mails te maken.

Hieronder leggen we je uit hoe je de e-mail kan verplaatsen naar een lokale map op je computer:

  1. Maak een lokaal databestand en lokale map aan
  2. Verplaats de e-mails van je mailbox naar de lokale map

Stap 1: maak een lokaal databestand en lokale map aan

  • Open Outlook.
  • Klik linksboven op het icoontje naast Nieuwe e-mail.
  • Er verschijnt nu een menu. Klik hier op Meer items.
  • Klik op Outlook-gegevensbestand.
  • Er wordt nu een Windows-scherm geopend, zodat je een nieuw databestand kan aanmaken op je computer. Dit bestand wordt standaard opgeslagen op de locatie Mijn documenten > Outlook-bestanden, maar je mag het bestand ook op een andere plek opslaan.
  • Vul bij Bestandsnaam een naam in voor het bestand, bijvoorbeeld ‘Lokale berichten’. 
  • Klik op OK.
  • Aan de linkerkant van je scherm zie je nu de naam van het nieuwe databestand staan.
  • Klik rechts van de naam op de > om de map uit te vouwen.
  • Standaard zie je hier 2 mappen staan: ‘Verwijderde items’ en ‘Zoekmappen’.
  • Klik met de rechtermuisknop op de naam van het databestand. In het voorbeeld is dat ‘Lokale berichten’.
  • Selecteer Nieuwe map…
  • Er verschijnt een leeg veld. Vul hier een naam in voor de nieuwe map, bijvoorbeeld ‘bewaren’. 
  • Druk op de entertoets op je toetsenbord.
  • Je hebt nu een nieuwe map aangemaakt. Deze verschijnt direct tussen de andere 2 mappen (‘Verwijderde items’ en ‘Zoekmappen’).

Stap 2: verplaats de e-mails naar de lokale map

Nu kan je e-mails verplaatsen naar de lokale map. Volg daarvoor deze stappen:

  • Ga in Outlook naar de map waarin de e-mails staan die je wil verplaatsen, bijvoorbeeld je Postvak IN.
  • Houd de CTRL-toets ingedrukt op je toetsenbord, terwijl je met de muis de e-mails selecteert die je wil verplaatsen. Doe dit totdat je alle e-mails hebt geselecteerd die je nodig hebt.
  • Klik op een van de geselecteerde e-mails en houd je linkermuisknop ingedrukt. Sleep de e-mails naar de lokale map die je zojuist (bij Stap 1) hebt aangemaakt. 
  • De e-mails worden direct naar de map verplaatst en opgeslagen op je computer.